Копировальная техника, основанная на технологии ксерографии (или сухой печати), стала доступной с выходом в 1959 модели 914 фирмы Xerox. Основным преимуществом данной технологии является возможность использования бумаги любого типа, высокая скорость копирования и низкая себестоимость каждой копии.

Процесс ксерокопирования основан на способности некоторых материалов изменять электропроводимость под воздействием света. Фотобарабан, изготовленный из материала с подобными свойствами, перед началом копирования заряжается отрицательным потенциалом. Свет, отражающийся от светлых участков сканируемого документа, проецируется на фотобарабан и нейтрализует отрицательный потенциал на соответствующих участках. В результате отрицательный заряд сохраняется только на тех участках барабана, которые соответствуют надписям или рисункам на оригинальном документе. После чего мелкодисперсный порошок или тонер наносится на участки барабана, сохранившие отрицательный заряд. Далее тонер переносится на лист бумаги, который направляется в термоблок, где происходит термическое закрепление, то есть тонер вплавляется в бумагу.

Технология ксерокопирования стала фактическим стандартом для офисной техники, вплоть до того, что устройства различных производителей стали называть "Ксероксами" по названию фирмы, впервые внедрившей данную технологию. Следует отметить, что аналогичная технология печати получила широкое распространение в другом виде офисной техники – лазерных принтерах. Закономерным результатом стало появление универсальных устройств.

Многофункциональные устройства (МФУ) сочетают в себе функции такой офисной техники, как принтер, сканер, копировальное устройство и факс. Основной концепцией при разработке и создании МФУ является использование общих узлов. Так, и лазерный принтер, и копир, и факс используют фотобарабан и модуль закрепления, а сканер и копир используют сканирующее устройство. Технология изготовления и характеристики общих узлов в отдельных устройствах крайне похожа, различие заключается в управляющей электронике.

Все многофункциональные устройства можно разделить на несколько видов, в зависимости от того, функция какого устройства была положена в основу МФУ.

• МФУ на основе факсимильного аппарата относится к самым дешевым устройствам. Имеет телефонную трубку и может использоваться для переговоров. Ориентирован в основном на использование в качестве коммуникационного устройства, поскольку оснащен протяжным сканером и слабой функциональностью принтера. Стоимость копий получается достаточно высокой. В целом, основная задача МФУ-факса это прием, сканирование и передача, а так же распечатка полученных документов.
• МФУ на основе копировального устройства отличаются высокой производительностью при печати и тиражировании, большим эксплуатационным ресурсом и малой стоимостью копий. Практически все подобные устройства созданы на базе цифровых лазерных копиров. Как правило, имеют множество дополнительных опций, например, автоподатчик, сортировка копий, автоматические степплеры и брошюраторы, позволяющие получать на выходе готовые брошюры. Нередко имеют модульную конструкцию, то есть позволяют нарастить функциональность за счет установки дополнительных плат.
• МФУ на базе принтеров делятся в зависимости от технологии печати на лазерные и струйные.
  • Струйные МФУ ориентированы на возможности цветной печати высокого качества. Некоторые устройства обеспечивают фотопечать и возможность цветного тиражирования фотографий. МФУ, основанные на цветном струйном принтере, позиционируются как универсальное устройство для домашних пользователей.
  • Лазерные МФУ предназначены для корпоративных пользователей. Имеют высокую производительность при печати и качество, сравнимое с черно-белыми лазерными принтерами. Следует отметить, что эксплуатационный ресурс печатающего модуля в два – три раза больше, чем у сканирующего устройства.

Все МФУ имеют в своем составе модуль сканера, от возможностей которого зависит качество как собственно сканирования, так и копирования документов и отправка факсов. Модуль сканера может быть протяжным или планшетным. Для работы с полноцветными изображениями предпочтителен планшетный модуль сканера, так как он обеспечивает лучшее качество.

Столкнувшись с проблемой выбора МФУ, необходимо определиться, для чего оно будет преимущественно использоваться. И, исходя из сформированных требований, обратить внимание на тот вид, функции которого будут наиболее востребованы.

МФУ обладает неоспоримыми преимуществами перед набором отдельных узкоспециализированных устройств. МФУ занимает намного меньше места и потребляет меньше электроэнергии. Стоимость многофункционального устройства значительно меньше, чем суммарная цена отдельных устройств равного класса. Кроме того, стоимость эксплуатации и сервисного обслуживания так же будет ниже, поскольку требуются расходные материалы только одного вида.

Многие МФУ имеют модульную конструкцию, то есть при покупке выбирается и оплачивается тот набор возможностей, который необходим, а в последствии возможно расширение функциональности за счет плат расширения, стоимость которых существенно ниже отдельных устройств.

Надежность МФУ в целом не меньше, чем у равнозначного набора офисной техники. Во многом за счет суммарно меньшего количества движущихся деталей.

Немаловажную роль в надежности копира или многофункционального устройства играет производитель. Пожалуй, лучшим качеством отличаются модели таких производителей как: Xerox, Canon, Hewlett-Packard, Epson, Ricoh, Sharp.